真正高效的向上沟通是怎样的?

本文来自微信公众号“职业规划师Vin(ID:gh_4d84f9805aa7)”,作者:职业规划师Vin,猎聘经授权后转载。

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演绎法

职场上常见的一种沟通表达方法,叫做“演绎法”。

这种表达方式一旦形成思维定式,在职场中就会变成这样的说话方式“王总,客户想要和你预约下午三点的时间,他们看了我们提交的方案,觉得有些问题,想要和您当面沟通一下。所以您看要不要和对方约见,我方便给对方回复。”

如果你是领导,你认为这样的汇报效果如何?你会认为这样的下属得力吗?

毫不夸张地说,80%以上的人都是在用这样的方式和上级沟通,看起来很有礼貌,也遵循我们的表达逻辑。但是这样的沟通,效果真的好吗?

第一,它无法让领导做出决定。

领导听完了这段汇报之后,并不能依此做出是否要留出下午三点的时间给这位客户的决定,因为这位下属只是把对方的原话重复了一遍,并没有对这些信息进一步澄清与筛选。

第二,信息不完全。

如果领导需要做出决策,可能还需要进一步了解:这个客户到底存在哪些问题?这些问题是否必须通过当面沟通解决?为什么要留出时间当面沟通?这个客户是否还有其他的动机?

第三,  作为领导,最担心的是事情陷入无法控制的局面。

如果这个客户醉翁之意不在酒,只是打着方案的幌子当面提出其他条件和要求(其他目的),我方在毫无准备的情况下很容易无力应对。在商业谈判中,这是一个大忌。

综上所述,这样的陈述并没有给领导提出任何有价值的信息,正常的领导面对这样的汇报时,通常会对这位员工说:“你再去调查一下,看对方到底是什么问题非要当面沟通不可?”

如果这位员工一直是学生思维,领导指一步动一步,如此反复,每次都会被领导问得哑口无言。天长日久,这位员工就会挫败感重重,而领导也深感下属不得力。如果这时候出现另一位懂得说话的下属,很快就能分出高下。

真正有效的职场沟通,绝不是遵循这种“演绎法”。不难发现,演绎法的沟通方式有个最大的弊端,就是无法在短时间内将必要信息传达给对方,它常常显得迂回而无效,严重影响信息传递的效果。

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02

PREP法

真正高效的向上沟通是怎样的?

同样一件事,如果出现另一位懂得沟通的下属,往往会这样表达“王总,客户要和你预约下午三点的时间见面,但我认为这事不靠谱,打算予以回绝。

第一,经过了解,对方所谓的方案出了问题,其实是市场部那边的数据不足导致的,我已经通知了市场部,很快就能给出答复;

第二,根据对接部门的反馈,这家客户最近总是在想办法想知道我们的最低价,我们公司对于方案报价有明确的标准与要求,但对方似乎心存侥幸,希望走捷径拿到最大化的优惠,所以他们这次约见,并不排除这种可能;

第三,鉴于您的身份,由您直接回应并不妥当。这次约见很突然也很可疑,我想以您事务繁忙为由,给对方打个电话回复一下,同时看能不能进步询问到对方真实的目的。不知您认为这样的处理方式妥当吗?有没有什么需要进一步交代的地方?”

如果你是这位王总,当面对这样沟通的下属时,是不是感到整件事情就清晰多了?

我们仔细对比一下,后者和前者的沟通有什么不同?最明显的不同就在于,后者的沟通是先说结论。他先说出了一个结论,就是“认为这事不靠谱,打算予以回绝”。

接下来他阐述了三个依据,一是方案问题是怎样产生的,该如何解决;二是客户近期的动态及可能潜藏的其他动机;三是领导的身份不方便处理此类事务。最后他又强调了结论,并给出了具体解决办法。

所以在职场中,真正有效的沟通要做到这四个字:结论先行。

介绍一下这个简单实用的职场沟通法则:PREP法则。

PREP由以下英文单词的首字母构成一

Point=-结论

Reason=-依据

Example=-具体事例

Point=-强化与重申结论

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03

如何应用

在职场中,要想练就高效向上沟通能力,首先要改掉想到什么就说什么的习惯。不论想要表达怎样的观点,请在脑海中用PREP法则整理一遍,从结论说起。

其次,遇到提问时千万不要不假思索。人在应激状态下容易焦虑,这个时候切记不要立即回答,应该思考几分钟,再给予回答。否则,过于急切的回应会让对方感觉你在应付,未必取得预期的效果。

最后再教给你一招实用的方法,那就是遇到自己无法回答的问题时,可以先请对方给你一两分钟的时间,用PREP法则在脑海中整理出思路,再从结论开始,回答对方的问题。

职场沟通能力非天生而得,需要后天习练。

很多人认为,自己在职场中不擅长表达是个死穴,他们不敢也不愿踏出职场沟通的第一步。

事实上,通过本文你不难得知,职场沟通是有方法有技巧的,和天生是否喜欢说话并无太大关联。它考验的是个人的学习和践行能力,以及你是否有强烈的意愿去改变自己的沟通困局。

本文观点仅代表作者本人,不代表猎聘立场。

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